Muito se fala em transformação digital e recursos humanos do futuro, mas muita gente não sabe como funciona na prática. Imaginemos que o funcionário de uma empresa usa um smartphone para pagar as contas, pedir comida e chamar um meio de transporte, mas quando chega para trabalhar ele tem que registar a presença num livro ponto. Aí teríamos um retrocesso.
A transformação que as tecnologias geraram no comportamento das pessoas e na forma como se relacionam trouxe novos desafios para o RH. Agora o setor precisa acompanhar as mudanças e implementá-las rapidamente na empresa. Os recursos humanos do futuro é parte do presente, por isso, as empresas necessitam investir em tecnologia para melhorar a gestão de RH.

O papel dos recursos humanos do futuro

Experiência do usuário este é um conceito que busca aperfeiçoar a interação das pessoas com algum produto, sistema ou serviço. O termo é muito usado no design e a sua proposta é proporcionar boas experiências ao consumidor e, com isso, criar uma perceção positiva. Os recursos humanos do futuro também têm essa missão: aperfeiçoar a vivência dos colaboradores. Quanto mais positivas forem as relações de trabalho, maior tende a ser o engajamento e a produtividade da equipa.
Portanto, os recursos humanos do futuro orientam-se-se pela experiência do funcionário, e não o contrário. Aquele velho hábito de a direção da empresa decidir por algo e chamar o RH apenas para executar, não funciona mais. A nova configuração é um RH mais humanizado, voltado para uma gestão de pessoas mais eficiente. Além disso, os recursos humanos precisam assumir um papel ativo junto da diretoria, participando de direcionamentos estratégicos da empresa e da tomada de decisão. E, a tecnologia torna-se determinante para geração e gestão de dados.

A mudança no RH precisa começar de dentro para fora. Ou seja, é no próprio setor de recursos humanos que a transformação empresarial começa, sempre contanto com o apoio da direção da empresa. Portanto, é primordial reduzir os processos operacionais por meio da automatização das demandas e ter mais tempo para fazer uma gestão estratégica, humanizada e ágil. Em resumo, a principal função dos recursos humanos do futuro é gerenciar as pessoas e estimular o seu desenvolvimento.
Uma pesquisa publicada pela revista VocêRH aponta que 92% dos líderes e gestores de RH reconhecem que precisam reestruturar suas organizações para se adequarem às transformações. No entanto, apenas 14% acreditam que suas empresas estão preparadas para promover a mudança.
É imprescindível ter clareza sobre os valores, crenças, hábitos, enfim, tudo o que a organização deseja ser e transmitir. A cultura organizacional será responsável por direcionar as ações do quotidiano do RH, principalmente as contratações.
Os recursos humanos do futuro usam as ferramentas de gestão de pessoas como um aliado para automatizar a rotina. Isso inclui desde o controlo de presença e frequência, avaliação de desempenho e feedbacks, até às ferramentas para o recrutamento e seleção.

Diferente das planilhas que demandam muito tempo para a atualização dos dados e extração de informação, os recursos humanos do futuro podem fazer a análise de dados em tempo real, de forma rápida e segura. O acesso rápido às informações atualizadas é um dos principais diferenciais de usar a tecnologia, pois simplifica e agiliza consideravelmente a tomada de decisões. Portanto, é primordial escolher ferramentas especializadas que aumentem a eficiência efetivamente.
Existem inúmeras ferramentas que podem contribuir para agilizar e otimizar o trabalho do RH como por exemplo:

Registo de ponto eletrónico

Se o RH da empresa pretende alcançar o status de recursos humanos do futuro precisa investir num sistema de registo de ponto eletrónico. Mais do que simplificar as tarefas do dia-a-dia, o ponto eletrónico elimina diversos processos manuais, como o cálculo de horas trabalhadas, diferenciando horas normais e extras. Com gerenciamento de ponto eletrónico é possível manter as informações seguras e atualizadas, desde os dados de múltiplas unidades, diversos perfis de usuários e escalas e jornadas distintas. Além disso, uma  solução de ponto integrada ao software de fecho de folha possibilita que se emita relatórios de forma extremamente fácil e rápida, com apenas dois cliques. Não tem nem comparação com aquela pilha de papel ou planilhas comuns ao RH do passado. Além disso, a automatização evita erros de digitação e cálculos, que ocorriam no processo manual.

Apontamento e gestão de atividades

Com o uso de ferramentas adequadas às necessidades do RH é possível identificar gargalos operacionais, ter mais controlo sobre as horas extras e até reduzir custos. Para alcançar a eficiência no dia-a-dia é fundamental se organizar para gerenciar as demandas e para auxiliar nisso existem ferramentas como o Trello, Asana e Runrun.it, para o acompanhamento e organização de tarefas. Outra solução é o timesheet integrado ao sistema de ponto, que permite, além de quantificar as horas trabalhadas, também qualificá-las, proporcionando um apontamento mais preciso.

Sistema de controlo de acesso

A maioria das organizações preocupam-se com a segurança das pessoas e o sigilo das informações. Dependendo do segmento de atuação é comum as empresas criarem níveis de acesso, seja para garantir a integridade de bens ou dados sigilosos. A empresa pode optar por preservar equipamentos, restringir o acesso a algum departamento ou mesmo bloquear a entrada de pessoas numa área de armazenamento de produtos químicos, por exemplo.
A tecnologia é a melhor alternativa para fazer este controlo e entre as principais vantagens está o fato do RH passar a gerenciar mais facilmente a entrada e saída de pessoas, reduzindo as horas extras indevidas e impedindo funcionários de trabalhar no período de férias. Inclusive, com um sistema especializado no controlo de acesso é possível impedir que o empregado ingresse na empresa antes do horário previsto, evitando assim a acumulação de horas extras.